Referat fra årsmødet 14 maj 2024
Tjeleegnens Lokalhistoriske Arkiv

Deltagere fra arkivudvalget 
Jimmy Fisker, Arkivleder  
Knud Erik Hansen  
Erik Overgaard   
Solveig Nielsen   
Per Vester (for Jan Johannesen)                                              

Andre deltagere:
Karsten Sørensen  
Marianne Lybek Witt  
Jonna Bach 
Leo Skov 
Ingrid Christensen 
Fraværende fra arkivudvalget:  
Flemming Daugaard                  

 1.  Valg af referent

                       Jimmy bød velkommen til de fremmødte, og Knud Erik blev valgt som referent.                               

2.   Beretning af året 2023

• I januar 2023 blev arkivet opfordret af museum Salling til at deltage i et pædagogisk Lokalhistorisk projekt for grundskolernes 6. klassetrin. Arkivet var positiv indstillet overfor projektet, såfremt finansieringen blev i orden. Det lykkedes ikke projektet at skaffe finansiering, hvorfor projektet stoppede.
• Der har i 2023 været afholdt 4 møder med sognerepræsentanterne (marts, juni, september og november.

Der var udskiftning af 2 repræsentanter, og der mangler en i Vorning sogn. Den aktuelle liste over sognerepræsentanter kan ses på arkivets hjemmeside.

• Der blev afholdt årsmøde i maj 2023.
• August/september udarbejdede Jimmy en pjece om Fynbohusets formål og historie
• I 2023 startede arkivet et projekt kaldet kirkeruten, som bestod at en pjece med billede, GPS-koordinater og QR-kode. QR-koden peger på en beskrivelse af den pågældende kirke på arkivets hjemmeside. Herudover blev der lavet en lamineret label til opsætning på kirkernes info tavler. Projektet forventes afsluttet efter 1. halvår i 2024.
• I 2023 startede arkivet et andet projekt, kaldet Den baseres på pjecen ”Tjele- En god oplevelse”, der oprindelig er udarbejdet i 1992. Lokalhistorisk forening har udarbejdet QR-kode til en beskrivelse omhandlende de 13 af de i pjecen beskrevne 23 steder. Efter aftale med rettighedshaverne til tekst og tegninger, må arkivet genoptrykke den under titlen naturruten. Dette projekt forventes også færdig med udgangen af 1. halvår i 2024.
  • Med henblik på arkivets 50års jubilæum 3. februar 2024, blev der i oktober nedsat et festudvalg, som skulle forestå tilrettelæggelsen af arkivets festdag. Udvalget bestod af 11 medlemmer med forskellige relationer til arkivet.  

   

     3.        Årsregnskabet 2023

  • Det på mødet fremlagte årsregnskab for 2023 udviser et positivt resultat på kr. 1.468.
  • Der er indkøbt udstyr for kr. 6.254 (Pc og scanner samt bogscanner (dok kamera)).
  • One-com omfatter henholdsvis hjemmeside og arkivets e-mailadresse. Lokalhistorisk Forening dækkede i 2023 halvdelen af denne omkostning.
  • Serviceaftale printer dækker serviceaftale på vores store kopi/printer maskine. Forbrug af farvepatroner er indeholdt i dette beløb. Den eksisterende aftale er indgået for en treårig periode, der udløber ved årets udløb. Der bør forinden tages stilling til aftalens størrelse og/eller opsigelse.    Regnskab ses her:                

  4.       Budget 2024

       Der er endnu ikke et budget 2024 klar fra Viborg Kommune for de lokalhistoriske arkiver,

        Budgetrammen efter alt at dømme blive reduceret med kr. 17.000  (20%)– og muligvis mere. Det  husrumfang der er til rådighed, har også været’ nævnt som en parameter i beregningen. Hvis vi ser på denne nedsættelse i forhold til 2023 regnskabet er der kun en variabel, der kan ændres på – og det er arkivleders løn. Den vil således blive fuldstændig udhulet og  harmonerer dermed ikke længere med det store antal timer, arkivlederen bruger i dag.

        Jimmy har fået information op at der skulle være et budget beløb inden sommerferien. Jimmy havde aftalt et møde med Brian Wiborg fredag efter pinse, hvor bl.a. budgettet vil  være på dagsorden.

        Leo sagde at politisk er det kultur- og fritidsudvalget der sidder på pengekassen.  Leo beskrev den nuværende beregning for arkivernes budget:  Fordeling kan ses her:

  • Fast beløb på kr. 10.000 pr. arkiv
  • 8,20 pr indbygger i det geografiske område arkivet dækker.

  Leo vil på kommunens hjemmeside hente hvorledes denne fordeling var fra de enkelte Arkiver. Dette dokument vil om muligt blive medsendt referatet.     

  4.         GDPR (Databeskyttelsesforordningen)

  • Den 3 april 2024 blev der afholdt fællesmøde for alle arkiver hos lokalhistorisk arkiv i

  Møldrup, hvor en repræsentant fra SLA gennemgik den nye Databeskyttelsesforordning, GDPR. Den omhandler beskyttelse af den enkelte persons data, og hvad man må gøre med disse data.  Se vejledning her:

  • Persondata opdeles i følgende grupper:
  • Almindelige persondata (f. eks, navn, email, telefonnummer, adresse o.s.v). Her kan være tale om at offentliggøre et konfirmationsbillede med navne. Det må arkivet, når billedet er 20 år gammelt. Dog skal man fjerne et navn hvis en person ønsker.
  • Følsomme persondata (f.eks. Politisk overbevisning, religiøs overbevisning, seksualitet, biometriske data, genetiske data, helbredsdata, o.s.v.). Som hovedregel må arkivet ikke offentliggøre disse data unde samtykke fra personen selv, dog må man godt hvis personen har været død i 10 år eller materialet er 75 år gammelt.
    Strafferetslige forhold Disse må man ikke behandle. Undtagelser er ved politianmeldelse af medarbejder eller hvis der kræves straffeattest.
  • Fortrolige persondata (f.eks. personnummer økonomiske forhold). Disse behandles ikke som følsomme persondata, men dog nogle som den enkelte person nødig giver fra sig.
  • Datatilsynet har i november 2022 udgivet en pjece med fortolkning af GDPR- forordningen for lokalhistoriske arkiver. Den kan ses på nedenstående link: 

  https://www.datatilsynet.dk/Media/638034275844404942/Retningslinjer%20for%20lokalarkivers%20be handling%20af%20personoplysninger.pdf

                       Pause Kaffe med brød  

  5.    Valg af medlemmer til Arkivudvalget

       Følgende medlemmer er på valg:
        Flemming Daugaard
        Solveig Nielsen
        Erik Overgaard
        Flemming ønskede ikke at genopstille
       Solveig Nielsen og Erik Overgaard accepterede genvalg

        Eftersom der ikke var andre af de tilstedeværende, der stillede op, blev valgresultatet:
        Solveig, Erik og Per blev valgt med applaus.

        Herudover stiller Per Vester (som i dag er substitut for Lokalhistorisk foreningens repræsentant i Arkivudvalget Jan Johannesen) op til Arkivudvalget..

        Lokalhistorisk forening skal melde tilbage til Jimmy om Jan indtræde eller de sender en anden substitut for Jan.

  6.       Arkivets fremtidige perspektiv      

        Det er svært at sige noget på grund af den manglende budgetramme, som afventer  Jimmys møde med Brian Wiborg.
         Karsten med flere foreslog at Jimmy skulle få Brian til at indkalde alle arkiverne til et fælles  møde om økonomi og struktur (f.eks. sammenlægning af små arkiver).

         Solveig og andre manglede faglig videns udveksling med andre arkiver, f.eks. i en ERFA.
  ’      Dette kan Jimmy også bringe videre til Brian.

  7.      Eventuelt

        Der var intet under eventuelt.               

                     vedlagt Bilag1: Fordelingsmodeller-lokalarkiver-Viborg ( model 1 blev valgt i 2018)                            

                                                                 Med Venlig hilsen
                                                                    Knud Erik Hansen